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22. Januar 2021

Serien-Layouts, automatisierte Dokumente in Indesign erstellen mit Datenzusammenführung

Anleitung – Automation von Serienlayouts

Datenzusammenführung in Indesign ist ein kraftvolles Tool um individualisierte Dokumente zu produzieren und auch wiederholende Dokumente halbautomatisiert mit neuen Inhalten an vorgesehenen Flächen zu versehen.

  • Schritt 1: Eine Excel Tabelle wird erstellt. In der ersten Zeile steht die Bezeichnung des Inhalts z.B. Marktname. Die später im Layout zu verändernden Daten erhalten jeweils eine Spalte. Auch Bilder lassen sich automatisiert tauschen. Dazu muss die Bezeichnung @Bild als Bezeichnung des Inhalts verwendet werden.
  • Schritt 2: Alle Spalten werden als nächstes mit den zu verwendenden Inhalten versehen. Es sollte keine Zelle frei bleiben um im späteren Layout keine Lücken und Fehler zu produzieren. Bei Bildern immer den kompletten Pfad der Datei in die Zellen schreiben. Achtung bei MacOS wird kein „/“ verwendet, sondern „:“.
  • Schritt 3: Das Excel Dokument muss nun korrekt formatiert gespeichert werden, damit Indesign dies aufnehmen kann. SPEICHERN UNTER ALS: Tabstoppgetrennter Text (.txt)
  • Schritt 4: Öffnen Sie Ihr fertiges Layout und wählen Sie im Hauptmenü am oberen Bildschirmrand:
    FENSTER > HILFSPROGRAMME > DATENZUSAMMENFÜHRUNG.
  • Schritt 5: In dem Fenster oben rechts „Datenquelle auswählen“ anklicken und die eben erstellte .txt-Datei wählen. Die Bezeichnungen der ersten Zeile der Exceltabelle werden nun im Fenster dargestellt.
  • Schritt 6: Markieren Sie jetzt den Teil des Textes im Layout, der wechseln soll und klicken Sie auf den entsprechenden Themenpunkt in dem Datenzusammenführungsfenster. Sofort sehen Sie, dass dort etwas geschieht. Fahren Sie fort mit den weiteren Themen und Layoutelementen. Ihr Layout sieht dann etwas „merkwürdig“ aus, da die Themenbegriffe nun im Layout erscheinen zwischen <<…>>.
  • Schritt 7: Klicken Sie nun im Datenzusammenführungsfenster unten links auf „Vorschau“. Daraufhin verschwinden die Themenbegriffe und die Daten aus der zweiten Zeile der Exceltabelle werden angezeigt. Wenn Sie nun im gleichen Fenster rechts unten auf den Pfeilen „weiter“ klicken erscheint das gleiche Layout mit den Daten der dritten Tabellenzeile usw.
  • Schritt 8: Lassen Sie die Vorschau aktiviert und wählen Sie oben rechts im Datenzusammenführungs-Fenster „Als PDF exportieren“. Dadurch werden alle individuell gefüllten Seiten im gewählten PDF-Format exportiert.
  • Schritt 9: Wenn Sie später eine neue Exceltabelle erhalten mit den gleichen Themen und Spaltenzahlen und Benennungen, brauchen Sie diese nur zu aktualisieren oder zu ersetzen. Sollte eine neue Tabelle vorliegen, löschen Sie die nicht benötigten Layoutelemente, laden Sie die neue .txt-Datei hinein und weisen die Elemente neu zu. So erhalten Sie in kürzester Zeit voll individualisierte Layouts und Seriendrucke.